学院工会物资采购管理暂行办法（排版）.doc

厦城院工〔2013〕27 号 厦门城市职业学院 工会物资采购管理暂行办法（试行） 第一章 总则 第一条 为规范学院工会物资采购（包括后续的验收及管理）工作， 提高学院工会物资使用效益，促进学院廉政建设，根据有关法规，结合学 院实际，特制定本办法。 第二条 物资采购的原则是：公平、公开、公正和优质、价廉、物 美、实用。 第三条 物资采购工作实行审批权与采购权分离，大宗物资采购按 上级和学院的有关规定执行，实行集中采购、集中支付，并进行归口管理。 第四条 物资采购（一般为大、中额物资的采购）工作须经学院工 会委员会议研究并纳入年度计划，或按专门会议决定的事项执行。 -1- 第二章 第五条 采购管理与实施 学院工会为物资采购的申请部门,在采购前，应提出采购申 请，编制采购计划、采购方案，经工会委员会议决定和工会领导批准后方 可实施。 第六条 工会办公和经常性活动的物资采购，由学院工会办公室提出 申请。除学院规定外，中小额物资的采购由学院工会委员会议决定并委托 工会办公室按计划执行，大额物资采购应报学院相关部门确定采购方式、 组织实施采购。部分特殊物资的采购，还应成立有关物资采购工作小组负 责集中采购工作。 第三章 第七条 采购方式与程序 物资采购应根据实际情况，选择公开招标、邀请招标、竞 争性谈判、询价、自行采购等方式组织实施。 第八条 物资采购以发生金额的大小分为大额、中额、小额物资采 购三类： （一）大额物资采购：金额 10 万元以上的物资采购，如教职工制服 的订制，教工之家设备、设施的添置等的采购。 （二）中额物资采购：金额在 5 万元以上、10 万元以下的物资采购， 如教职工生日慰问券、组织教职工开展文体活动而购买的奖品，配合节假 日组织教职工活动而购买的纪念品等采购。 - 2 - （三）小额物资采购：指不定时发生的、金额在 5 万元以下的小额零 星物品采购。 第九条 结合上述采购分类，物资采购按以下程序办理： （一）大额物资采购（订单合同采购） 大额物资采购项目应纳入学院工会年度工作计划和经费预算内。一般 由学院采购部门组织采购。具体要求如下： 1．在每年规定的时间内，向学院采购部门填报下一年度学院工会的 “物资采购预算表”（采购部门提供）和“工会物资采购申请单”（附件 1）。由学院采购部门确定采购方式，并组织实施采购相关工作。学院工 会提供相关采购数据，如数量、参数、规格等，配合相关采购工作。 2.如需由学院工会组织大额物资采购工作，则应成立专门的物资采 购工作小组，实施编制采购方案、制定招标文件、组织现场招投标、订立 采购合同等工作。在组织技术含量较高、专业性较强的大额物资采购时， 还应邀请相关业务部门和有关专家参与采购工作。 3．凡未纳入预算的大额物资采购，应在下一年度填报学院工会的“物 资采购预算表”。急需的大额物资采购项目，需进行追加经费预算额度， 经工会委员会议讨论决定、工会领导审批后，进行“追加采购申请”、重 新编制预算，并按相关程序报批。 （二）中额物资采购（活动纪念品、奖品等的采购） -3- 中额物资采购项目应纳入学院工会年度工作计划和经费预算，由学院 工会自行组织采购。具体要求如下： 1．填写“工会物资采购申请单”（附件 1），经学院工会领导批准 后组织采购。 2.学院工会成立 3 人小组进行采购工作，原则要求三家以上的供应商 事先提供样品，供比较、选优。 3．对供应商提供的样品进行比较、分析后，形成“择优”采购方案， 报院工会领导审批并签订采购合同后，具体实施采购。 4.需支付预付款或定金合同的，应依据合同（协议）和工会领导的批 件办理支付申请，工会财务部门办理支付手续。 5．凡未纳入预算的中额物资采购，需申请追加经费预算额度，并经 工会委员会议决定、工会领导审批后，按上述规定程序执行。 （三）小额物资采购（零星物品采购） 小额物资采购项目应尽量纳入学院工会年度工作计划和经费预算，一 般由学院工会办公室负责采购。具体要求如下： 1．填写“工会物资采购申请单”（附件 1），经学院工会领导批准 后，由学院办公室负责具体办理。 2.学院工会办公室应安排 2 名工作人员进行采购，原则上应到正规大 型超市采购。 - 4 - 3.需支付预付款或定金的，应依据工会领导的批件办理支付申请，工 会财务部门办理支付手续。 4.未纳入学院工会年度工作计划和经费预算的项目，需申请追加经费 预算额度，并经工会领导审批后执行。 第十条 物资采购完成后，由相关人员和保管员组织实施验收，填写验 收凭证或入库清单。 第十一条 采购人员根据发票、采购清单、入库清单或验收报告单填 写报销凭证，交由工会财务对凭证进行审核，报工会领导批审签字后方可 报销。 第十二条 工会财务根据采购人员提供的工会领导批件、发票、验收报 告或物资入库单、合同(协议)等，办理报销（支付）手续。 第四章 第十三条 采购合同与要求 学院工会负责的物资采购由工会法人或法人委托的代表 与供货商依法订立书面合同，同时加盖双方公章。 第十四条 工会组织成立的相关物资采购小组应按照下列条件对供 应商进行资格审查： （一）法人资质、工商营业执照（是否年审）、企业业绩； （二）独立承担民事责任的能力； （三）法人代表和代理人的代理权限； -5- （四）履行合同的能力和商业信誉； （五）资金、财务状况； （六）生产经营场所和专业技术能力； （七）质量保证和售后服务能力。 第十五条 采购合同草案由学院工会领导审定后，再与供货商签 订正式合同。合同一式三份：学院工会财务、供货商各保存一份，学院工 会办公室存档一份。 第十六条 物资采购合同签订生效后，任何个人不得擅自变更、中 止或者终止。确实需变更合同的，应由相关物资采购小组与供货商协商并 订立书面协议，送工会财务审查、学院工会领导审批，学院工会办公室、 工会财务各留存一份备案。 对供应商提出变更合同要求的，相关物资采购小组应提出处理意见， 报工会领导确定后及时通报有关部门。发现合同履行将损害学院利益时， 应向工会领导及时提出中止或者终止合同的建议，报工会领导批准后执行。 第十七条 下列情形，视其情节轻重，分别由有关过失的人员或责 任人承担相应的责任： （一）采购需求计划编制、变更等原因导致违约的； （二）采购计划汇总有误的； （三）合同订立有明显失误的； （四）采购经费支付违规或者违约的； - 6 - （五）采购“三无”或劣质产品的。 第五章 第十八条 验收与监督检查 采购人员应按照有关技术要求，做好物资初检、把好质量 关，做好物资保管、把好安全关。 第十九条 对已采购来的技术复杂、使用要求高的物资，相关物资 采购小组应根据合同约定，要求供应商提供专业培训和技术服务。 第二十条 学院工会组织的物资采购工作，由工会组织相关物资采 购小组组织验收。所有采购物资均须由工会指定专人进行“点收”（品名、 型号/规格、数量等）后办理验收管理手续，填写“物资（物品）验收、 领取登记表”（附件 2），经检验合格后在验收凭证上签字，并留存验收 物资（物品）清单的复印件备查。 消费性物品发放时，领取人应如数填写附件 2，办理领取手续。 第二十一条 验收人员在检验货物时，必须严格按照合同清单，逐 项核对货物的规格、型号、厂名、合格证、实物材质和数量等。对不符合 要求、验收不合格的物品，不予入库，并通知供应商进行处理。 第二十二条 任何人对学院工会在物资采购活动中的违规违法行为， 有权检举和控告 第六章 奖励和处罚 -7- 第二十三条 学院工会对在物资采购工作中做出显著成绩的人员，依 照学院有关规定给予奖励。 第二十四条 违反本办法，有下列情形之一的，对负有责任的主管 人员和责任人给予经济和行政处罚。构成犯罪的，送司法机关依法追究刑 事责任。 （一）无采购资格，擅自进行采购的； （二）不按规定的采购方式和程序组织采购的； （三）没有履行报批手续，自行组织采购的； （四）无招标资格，擅自招标的 （五）擅自变更采购计划的； （六）挪用采购资金的； （七）采购活动中拿回扣、得好处的； （八）拒绝监督检查或提供虚假凭证的； （九）其他违反国家法律和学院规定的。 第二十五条 在购物和报销过程中，严禁弄虚作假、损公肥私、行 贿受贿。否则，作侵犯学院工会财产处理，并视情节轻重受到经济、行政 和法律处理或处罚。 第七章 采购物资建档与管理 第二十六条 物资管理要严格实行“入、出”库登记制度，填写“学 - 8 - 院工会固定资产入库、出库登记表”（附件 3），并实行“实物与账务分人 管理”，做到账、物相符。 第二十七条 对所采购的设备和物品，要建立完整的设备台帐和资料 档案一式两份，实物与账务分人管理。 第二十八条 工会物资实行专管制度。工会物资（含固定资产）指定 专人管理，管理员由工会领导指定。管理员应思想正派，责任心强，具有 相应的专业知识和操作技能，能达到所管设备和物品的技术要求。 第二十九条 物资管理实行责任制度。管理员是工会固定资产及物品 保管的直接责任人，要按照设备和物品使用说明书要求，做好保养工作， 使之经常处于完好备用状态，确保活动使用的需要。发生设备和物品损坏 事故，管理员应尽快报告工会领导，查明原因、明确责任、及时处理。因 无零配件或维修费过高，确已失去使用或修复价值的设备和物品应按规定 办理报废手续。 第二十九条 物资管理实行借用制度。工会固定资产和物品原则上用 于开展工会活动，不得由个人私自使用。特殊情况下，兄弟单位和个人要 借用，需办理借用手续，填写“学院工会固定资产借用、检查登记表”（附 件 4）经学院工会领导批准后方可外借。工会固定资产和物品借出后，管 理员应按约定借期督促借用人按时归还。 第三十条 物资管理实行检查制度。管理员应对借用人归还的设备或 物品进行当场检查，并填写“工会物资（物品）借用、检查登记表”（附 -9- 件 4），同时经常对固定资产和物品进行检查。工会应定期组织人员对工 会固定资产和物品情况进行复查，确保工会固定资产和物品账物相符。 第八章 第三十一条 附则 本办法自颁发之日起试行，由学院工会负责解释。 附件 1：学院工会物资采购申请单 附件 2：学院工会物资（物品）验收、领取登记表 附件 3：学院工会固定资产入库、出库登记表 附件 4：学院工会固定资产借用、检查登记表 厦门城市职业学院工会 二〇一三年十一月八日 厦门城市职业学院工会 2013 年 11 月 18 日印发 附件 1： - 10 - 学院工会物资采购申请表 申请时间 经办人 大额物资采购□ 采购类别 中额物资采购□ 纳入年度预算 小额物资（物品）采购□ 是□ 否□ 物资用途 说明 物资具体 要求说明 物资名称 采购数量 计划单价 工会委员会 （工会财务） 意 见 工会领导 （签字） 年 月 日 意 见 预算 （签字） 年 月 日 1. 凡已纳入年初工会工作计划和预算的物资采购项目，可不需 备注 要经工会财务签字； 2. 凡未纳入计划和预算的物资采购要经过工会委员会讨论决 定、报工会领导审批后执行。 附件 2： - 11 - 学院工会物资（物品）验收、领取登记表 物资（物品）验收 登记 日期 物品名称 验收日期 物资（物品）领取 登记 数量 验收人 年 月 日 备注 日期 物品名称 领取日期 数量 领取人 备注 年 月 日 附件 3： 学院工会固定资产入库、出库登记表 物资（物品） “入库”登记 日期 物品名称 入库日期 数量 签收人 年 月 日 物资（物品） “出库”登记 备注 日期 物品名称 出库日期 数量 领取人 备注 年 月 日 附件 4： 学院工会固定资产借用、检查登记表 物资（物品）借用登记 日期 物品名称 借用日期 数量 年 借用人 月 日 物资（物品）检查登记 备注 日期 物品名称 归还日期 数量 年 检查人 月 备注 日 - 12 -