附件2：2023届毕业生EMS寄送档案填写及送交工作的要求.doc

2023 届毕业生 EMS 寄送档案填写及送交工作要求 一、档案填写 （一）装档信封 请在档案信封上写清学院、年级、姓名，不得使用非正式的 简化字，省份不能使用简称，不得涂改。 （二）各院下载并填写《厦门大学 2023 年毕业生档案 EMS 交寄清单》（简称《EMS 交寄清单》）（附件 2），其中， 1．已落实就业单位的毕业生档案按就业审批表和就业协议 书规定的地址和单位寄发； 2．待就业且未申请档案寄存学院的毕业生档案，按各省市 生源所在地就业主管部门有关规定寄发（附件 5）； 3．档案接收单位的名称和具体地址都要填写。 4. 请务必将寄件人信息（负责老师、学院地址、电话等信 息）填入 EMS 交寄清单或在发送邮件时在邮件正文备注。 二、档案送交 EMS 档案邮寄联络人将到各院上门领取档案，交接时间与地点将 由 EMS 档案邮寄联络人与各院联络人具体商定，但所有档案务必于 7 月 30 日前送交完毕。具体要求如下： 1．各院填写的《EMS 交寄清单》（信息应完整），提前发送给 EMS 档案邮寄联络人。EMS 档案邮寄联络人将依据《EMS 交寄清单》打印 制作《国内特快专递邮件热敏详情单》（简称《EMS 详情单》），并 按约定时间上门收件。各学院要逐一核对档案，把已经封装好并盖好 学院公章的毕业生档案装入由邮政 EMS 专门制作的有“高校学生档案 专用”标志的统一封套中，然后粘贴档案所对应的《EMS 详情单》， 1 并在封套的封口处贴上白色封条加盖学院公章（骑缝）。特别注意： 不要将《EMS 详情单》粘贴错误！不能出现档案寄错地址的情况！ 2．EMS 档案邮寄联络人事先打印已确认的《EMS 交寄清单》（一 式两份，已填入对应的邮件号），加盖邮政 EMS 单位公章，在交寄 的档案核对清楚后，学院交寄人员和邮政 EMS 取件人员签字，再加盖 学院公章。邮政 EMS 和学院均盖章后的《EMS 交寄清单》，双方各留 一份。 3． 厦门大学EMS档案项目经理：①叶晓忠， 联系电话：18259237712 （手机-微信同号码）；电子版数据接收邮箱：1761932960@qq.com。 4. 请各院老师在发给EMS档案邮寄联络人的邮件中留言以下信息： 联系姓名，联系电话，收件地址，最佳上门取件时间。 三、EMS 邮件查询 1 ． 可 凭 邮 件 号 直 接 登 录 中 国 EMS 网 站 查 询 ， 网 址 ： http://www.ems.com.cn。 2．可拨打查询电话查询：11183。 3．邮政 EMS 标准快递的去向记录只保存半年，毕业生必须在离 校后半年内查询档案去向，若超过半年后则无法查询。 4. EMS 邮件查询及退件联络人：郭雅红 0592-5662185（办公电 话）。 2