附件1：志愿服务管理平台操作指南（请在微信公众号“四方青年”下载）.pdf

志愿中国志愿服务管理平台（机构管理员） 操作指南 一、主要功能………………………………………………………2 二、具体操作步骤…………………………………………………3 （一）登入系统………………………………………………………3 （二）志愿者管理 ………………………………………………… 3 1.志愿者管理…………………………………………………3 2.志愿者审核…………………………………………………7 （三）招募管理…………………………………………………… 8 （四）签到管理…………………………………………………… 10 （五）系统管理…………………………………………………… 12 1.组织管理……………………………………………………12 2.组织审核……………………………………………………13 3.管理员管理…………………………………………………13 三、常见问题……………………………………………………15 志愿汇官方客服电话：400-003-5125 志愿汇官方 QQ 咨询群：784650910 志愿汇活动审核时间：工作日 8：30-20：30 周末及节假日 9：00-18：00 1 第一部分 管理平台（机构管理员）操作指南 一、主要功能： 1、志愿者管理：志愿者新增、删除、导入、查询、添加荣誉时数和审核等。 a.新增：单个添加志愿者加入到您的组织。 b.删除：删除后该志愿者会移出您的组织，不会对志愿者本身的信息产生影响。 c.导入志愿者：批量添加志愿者加入到您的组织。 d.导入荣誉时数：批量导入荣誉时数。 e.志愿者审核：对申请加入您组织的志愿者进行审核。 2、招募管理：为志愿活动招募志愿者，审核志愿者报名信息等。 a.发布活动招募：点击活动信息列表左上角的新增按钮，根据提示内容填写相关信息，提 交后等待上级审核。 b.报名志愿者管理：活动信息右侧的操作栏，可查看报名志愿者信息并审核。 3、签到管理：为志愿活动签到计时、查看管理签到记录。 a.发布签到活动：点击活动信息列表左上角的新增按钮，根据提示内容填写相关信息，提 交后等待上级审核。 b.获取签到码：活动审核通过后， “签到代码”栏出现六位数编码，管理员将签到码告知志 愿者，志愿者即可在 “志愿汇”APP 上进行签到计时。点击操作栏“刷新”按钮可更换签到码。 c.信用时数疑议：可以查看参与您组织的签到活动志愿者对其他部分志愿者的信用时数或 荣誉时数疑议。 4、数据统计：对您组织的相关数据统计分析，比如组织人数、信用时数等。 5、系统管理：组织管理和管理员管理。此处“管理员”指本组织或下级组织管 理员。 a.组织管理：可新建下级组织，修改编辑组织信息等。 b.组织审核：审核申请成为您下级组织的申请信息。 c.管理员管理：可对组织管理员进行新增、删除、编辑、管理范围和权限设置等操作。 2 二、 具体操作步骤 （一）登入系统 直接打开链接 http://vms.zyz.org.cn（志愿中国管理平台。注：此为管理 员登入网址，志愿者登入请志愿中国首页或志愿汇 APP 登入） 此为登入界面 （登录账号为身份证号 码，初始密码为身份证 后 8 位） 登录系统后可点击右 上角修改密码按钮自 行修改密码 （二）志愿者管理 1.志愿者管理 点击志愿者管理->志愿者管理，进入志愿者列表。管理员可以看到自己组织 中的全部志愿者信息。 注意：所有新增或导入的志 愿者，系统都将自动对其姓 名和身份证号码进行实名 认证，未通过实名认证的志 愿者将不产生志愿者编号。 3 a.新增志愿者 点击左侧志愿者管理->志愿者管理。在志愿者列表上方点击“新增” 。 在“志愿者新增”编辑窗口填写“基本信息”和“扩展信息”。基本信息中 红色框为必填项。包括姓名、身份证号码（或护照）、手机号码、组织机构、政 治面貌和居住地。其他信息为非必填项，包括志愿者的身高、固话、QQ、电邮、 学历、职务等等。 b.导入志愿者 操作步骤如下： 点击“导入志愿者” ->选择组织机构->上传 Excel 文件（Excel 文件需按 照导入模版填写） -> 点击“导入数据”。 在弹出的对话框中，点选“下载导入模板”。 打开下载的 Excel 文件，正确填写表格内容并保存； 其中姓名、身份证号、 手机号码为必填内容 ，如不填 或填写错误将导致信息导入失败。若学校类志愿服务组织（有毕业功能） ， 则毕业年份为必填项，到达毕业年 份自动退出该组织。 4 点选“导入数据” ，如表格信息无误则可导入成功。 若导入失败，信息正确的数据会成功导入，而失败的数据会显示在一个 Excel 文件中供下载。 用户可以在这个 Excel 文件中根据错误提示进行修改后，直接将其作为导入 文件再次上传。 注：excel 表格中不能出现姓名和身份证有空白的，系统会把这样的空行认 为是文件的中止，从而导致下面的信息不被导入致下面的信息不被导入，另切记 勿改变本表格的格式。 导入成功后，即可在导入组织的志愿者管理列表中查看志愿者信息，还可对 志愿者进行下列操作： :编辑志愿者信息。 :对单个志愿者的荣誉时数进行录入，红色框为必填项，可以选择是增加还是 减少时数，请写明具体变动原因。 c.新增荣誉时数 选择关联签到活动时，添加的时数值不能超过该活动的时数，选择上传保证 书，需要根据模板提交相应的保证书（该项需要审核） ，完成以上操作提交即可。 5 为保证所有的录入工作的可追溯性，任何修改一旦提交，无法修改，并且会 记录操作人姓名。若发生录入数据有误的情况，可以通过增加或减少时数操作来 对总荣誉时数进行修改。 d.导入荣誉时数 点击“导入荣誉时数” ->在弹出的对话框中，点选“下载导入模板” ，填写 需要导入时数志愿者信息和时数->选择组织机构->上传 Excel 文件（填写好的导 入模版） -> 点击“导入数据”。 6 注导入：点击列表上方的“导入荣誉时数” 图标，上传“Excel”文件（可 在弹出窗下方下载“导入模版”），关联签到活动的荣誉时数添加单次不能超过该 活动单日产生最大时数，历史荣誉时数导入（不关联活动）的必须按模版上传担 保书，担保书形式导入荣誉时数后，需要 上级或以上具有审核权限的管理员审 核。 e.导出志愿者 点击“导出志愿者” ->在弹出的对话框中，点选“开始导出数据”即可导 出组织内的志愿者数据。 注：选择开始时间和结束时间后，导出的则是该时间段内加入组织的志愿者 数据。 2.志愿者审核 7 的志愿者信息，并进行 审 （三）招募管理 招募管理是由各组织面向已注册志愿者进行招募而设置的功能，在此提交的 招募活动会发布在”志愿汇” APP 和微信支付宝城市服务的招募活动中，志愿 者可进行报名等操作。 1.活动招募 活动新增：点击列表上方的“新增”按钮，在下面的编辑窗口输入信息，其 中红框为必填项。点击“保存”或 “提交”。保存后的信息可以修改后再提 交，提交的信息则无法修改。提交后的信息，由上级管理员查看审核。审核通过 后，管理员会收到手机短信提醒。 8 查看活动招募的详细信息。 ：对于保存后未提交的活动招募，可以点击“编辑”图标进行编辑后再行提交。 ：对于已经提交但未经管理员审核的活动招募，用户可以点击“撤回”后， 进行重新编辑。 ：拥有审核权限的管理员在下级提交的活动招募的操作栏中会看到“审核” 按钮，点击“审核” ，通过申请。 ：志愿者的报名信息可以点击该按钮进行审核，同时发布活动的管理员可以 导出报名活动的志愿者名单。 ：点击该按钮，结束招募，停止接受报名。 9 （四）签到管理 签到活动是组织在做志愿活动的时候发布的活动信息，审核通过后会产生签 到编码，参与活动的志愿者在现场通过“志愿汇”App 输入活动编码签到签退， 进行信用时数记录。 点击签到管理—>活动签到管理 点击列表上方的“新增”按钮， 在下面的编辑窗口输入信息，其中红框为 10 必填项。点击“保存” 或“提交”。保存后的信息可以修改后再提交，提交的信 息则无法修改。提交后的信息，由上级管理员查看审核。审核通过后管理员会收 到含有“签到编码”的手机短信提醒。 注意： 类型如选择“开放” ，则全体志愿者均可签到，如选择“指定本组织” ，则 只有本组织的志愿者可以签到，其他组织的志愿者无法签到；如选择“指定志 愿者（关联招募活动）”则报名该活动并审核通过的志愿者才能签到。 地图上选择签到地点、选择签到范围。可以实现多点的签到签退（适合多个 地点开展的活动） ，在签到地点右侧选择增加签到点即可。定时周期有时间范围、 每周、每月三个选项，对于定期举行的活动可以尝试使用后两个选项进行设置， 一次性活动使用第一个选项。 例如：若活动每天都开展，可以选择每周，然后把周一到周日都勾选上。 正确填写联系人、联系方式，方便审核人确认信息。 签到开始时间、签退截至时间可适当放宽，方便志愿者及时签退，但是 请合理设置。如果在深夜或凌晨开展活动，请在活动内容中特别说明，否则 会被驳回。 完整填写活动内容（含活动主题、具体内容、目的） ，方便管理员审核。提 交后的活动信息无法更改。 其他功能：在签到列表中，每条信息后面的“操作”栏里根据提交审核状态 都会出现对应的图标： ：查看签到活动的详细信息。 ：对于保存后未提交的签到，可以点击“编辑”图标进行编辑后再行提交。 ： 查看当日签到详细情况。 ：拥有审核权限的管理员在下级提交的签到的操作栏中会看到“审核”按钮， 点击“审核”，通过申请。 ：点击该按钮，活动结束，该活动将不能再签到签退。 ：查看所有签到情况。管理员可以查看当天活动签到的详细情况，包括志愿 11 者的签到签退次数、时间、操作人、终端类型等等。 ：重新生成签到编码。通过审核的活动会获得一个相应的六位数字的签到编码， 通过点击此按钮可以重新生成。 （五）系统管理 1.组织管理 在左侧导航栏中点击系统管理 - > 组织管理 12 新增机构编辑窗口： 红色框为必填项； 机构代码由系统自动生成； 排序号默认“0”，即自动排至当 前列表的最后一位； 是否开放注册，若选择是，则表示接受社会志愿者的报名； 是否开放展示，若选择是，则该组织能在志愿汇 APP 上的“找组织”中搜索到； 是否毕业机构，若选择是，则该组 注：在左侧的“组织机构”中点击机构，其下属子机构会在右侧的“组织机 构列表”中显示出来。 2.组织审核 组织审核即下级机构向上级提交加入申请时，上级管理检查信息并审核内容， 通过之后该组织则加入到组织当中。一个组织可有多个上级。 3. 管理员管理 13 14 三、常见问题 1. 签到活动和招募活动的审核时间？ 当天工作时间段内发布的活动，志愿汇平台工作人员在当天工作时间段内审 核完成。 （签到活动和招募活动请提前一天发布） 2. 已审核活动变更 签到和招募活动审核通过之后无法修改，如您的活动审核之后，需要对活动 的范围、时间等其他相关信息补充，请您重新发布活动，志愿汇平台会进行及时 审核。 3. 为什么招募活动都还没有审核通过，签到就已经审核通过了，那 活动时能签到吗？ 您好，招募活动和签到活动并不完全关联，只要签到审核通过就可以签到， 招募活动更多只是起宣传和招募作用。 4. 我们这个招募\签到活动信息怎么一直在上传中？ 您好，这可能是浏览器或网络的原因，您可以刷新一下网页或更换一个浏览 器试一下。 5. 荣誉时数怎么添加？ 您好，您可以在管理平台，志愿者管理里的点击新增荣誉时数按钮给志愿者 添加荣誉时数。 如果您要导入时数的志愿者比较多的话，您可以选择批量导入，在管理平台 里点击导入荣誉时数按钮，先选择下载导入模板，在导入模板里把需要导入荣誉 时数的志愿者的信息填写完整，要导入的荣誉时数和原因也要填写并保存信息。 再次点击导入荣誉时数按钮，点击选择按钮，选择您已经填写好信息的下载模板， 点击导入数据即可。 15 6. 我们组织原来的管理员变更了，可以更改管理员吗？ 您好，请您使用原来管理员的账号登陆管理平台，选择系统管理里面的管理 员管理，在管理员管理列表里选择新增按钮，把红色框内的资料都填写完整，之 后再登陆新设的账号将原来账号删除。 注：要是身份证号带 X 的话，账号和密码的 X 都要大写。 7. 组织信息修改 打开志愿服务管理平台，点击【系统管理】-选择【组织管理】-在下级机构 列表中选择您的组织，点击编辑图标对您的组织信息进行编辑。（通过组织入驻 申请函申请的组织修改不了组织名称） 8. 增加下级机构 打开志愿服务管理平台，点击【系统管理】-选择【组织管理】-在下级机构 列表中选择【新增】 ，填写好您要新增机构的名称，选择好新增组织的上级机构， 设置好机构分类，填写好新增机构所在的省市区，完善机构的介绍和上传机构的 头像或图标，保存即可。注：排序号为 0，填写信息时所用红框为必填项。 9. 申请上级机构 打开志愿服务管理平台，点击【系统管理】-选择【组织管理】-双击需要操 作的组织-点击【申请外部上级机构】-填写上级机构组织名称和机构代码，提交 保存后，联系上级机构，由上级机构选择【组织审核】，在右侧操作栏中选择【审 核】图标进行审核。 10. 增加管理员 打开志愿服务管理平台，点击【系统管理】-选择【管理员管理】-在管理员 管理列表中选择【新增】 ，填写好您要新增管理员的信息，选择该管理员的组织， 保存即可。注：填写信息时所用红框为必填项。 11. 如何给我组织增加志愿者 16 新增志愿者（单个） 打开志愿服务管理平台，点击【志愿者管理】-选择【志愿者管理】-在志愿 者列表中选择【新增】，填写好需要新增志愿者的信息，保存即可。 打开志愿汇组织版 APP，点击首页上方【志愿者】图标，填写相关信息即可。 导入志愿者（批量） 打开志愿服务管理平台，点击【志愿者管理】-选择【志愿者管理】-在志愿 者列表中选择【导入志愿者】 ，点击【下载导入模板】，按照模板填写好需要导入 的志愿者信息，并保存；回到平台页面，选择需要导入志愿者的组织，选择您填 写好信息的导入模板，点击【导入数据】即可。 注：所用红框为必填项，如没有注册的志愿者，管理员在帮其新增后，会自 动生成志愿者账号。 12. 如何审核加入组织的志愿者 电脑网页端：打开志愿服务管理平台，点击【志愿者管理】-选择【志愿者 审核】-在志愿者列表下会有申请加入您组织的志愿者名单，在志愿者状态栏中 显示待审核的志愿者都是需要您审核的，如果您要通过该志愿者加入组织的申请， 就选择操作栏中的对勾按钮，点击【确定】即可，如果您不希望通过该志愿者加 入组织的申请，就选择操作栏中的叉按钮，点击【确定】即可。 手机端：打开志愿汇组织版 APP，点击首页【加入组织】，在待加入组织页 面中显示待审核的志愿者都是需要您审核的，点击志愿者可以查看该志愿者信息 如果您要通过该志愿者加入组织的申请，就选择【通过】，如果您不希望通过该 志愿者加入组织的申请，就选择操作栏中的叉按钮，点击【拒绝】即可。 13. 志愿者数据导出 如果您导出的数据小于 10000 可以自行导出，点击【志愿者管理】-点击【志 愿者管理】-点击导出【导出】 。 如果您导出的数据大于 10000 请加入志愿汇管理员 QQ 群 784650910，联系 客服，客服会提供导出申请函，您填写之后，拍照发送给客服。 17