毕业生档案邮寄注意事项 2006年04月20日.doc

毕业生档案邮寄注意事项 毕业生就业派遣数据库与毕业生档案邮寄密切相关，每一届毕业生离校时， 学工部档案室都是依据学校招生就业处的毕业生派遣名册，将毕业生档案以机要 的形式转递至各用人单位的档案接收部门。由于毕业生档案的邮寄信封及回执都 是依据毕业生就业派遣数据库里的档案转寄单位名称、地址、邮编这三栏的数据 进行邮件合并套打出来，如果这三栏的数据书写不规范，就没办法打印，也没办 法进行档案邮寄工作，或邮寄出去的档案不能准确及时地转递到相应的档案接收 部门，给档案邮寄工作及毕业学生都带来很大的麻烦。因此正确填写这三栏数据 是一个很重要的工作环节。为做好毕业生档案邮寄工作请注意以下有关事项：。 1．毕业生派遣数据库中，学生档案转寄单位名称、地址、邮编的填写必须 详细具体准确，一旦有误将导致毕业生档案转寄过程中投递和接收的困难。有人 事档案保管权的单位（如国企、事业单位等）可写单位名称与地址，无人事保管 权的单位（如三资企业、个体私营企业等）应填写其委托保管档案的单位名称与 地址，如某人才市场或人才交流服务中心等。毕业生档案是通过机要转寄的，递 送各环节均需有人签字，故档案转寄地址不得写信箱，档案转寄详细地址的格式 是：XX 省 XX 市 XX 路 XX 号，XX 单位 XX 部门，邮编 XX。 2．已落实用人单位的毕业生，在签订就业协议时，要求用人单位填写清楚 档案转递的详细地址，其档案必须转递到有人事档案保管权的用人单位或上级主 管部门；（如 XX 毕业生签订的单位是 XX 中学，其档案一定要寄到上一级主管 部门，也就是 XX 教育局 XX 科，因为中学没有人事保管权） 。 3、到三资企业、个体私营企业就业的毕业生，由当地政府人事部门所属的 人才服务机构办理人事代理，档案转寄到当地人才服务中心。另外，就业单位为 会计事务所、律师事务所、咨询公司等无人事保管权单位的毕业生，也应将档案 转寄到当地人才服务中心。请用人单位或学生本人详细填写档案接收单位名称和 地址。 4、考取研究生的毕业生，档案转递到录取学校指定的部门，在毕业生数据 库里档案转寄单位名称、地址、邮编栏必须写明详细的录取学校名称部门、地址、 邮编，不然考取研究生的毕业生后续档案材料无法寄出。如需提前调档的考研学 生，需先凭调档函原件到招生就业处备案，凭招生就业处的档案转移通知单及录 取学校调档函复印件到学工部档案室调档，学院自存一份调档函复印件以便地址 的输入和备查。 5．毕业生报到后三个月内，务必到档案接收部门查询个人档案，未查询到 档案下落的请在毕业后十个月之内与我们联系（因为我们需要通过机要局查询档 案去向，而机要局的查询期限为一年，过期机要局不再受理）。学生档案室在云 塘校区学生活动中心 416，联系电话是 5258159。 6．未落实就业单位的毕业生，其档案、户口可迁转回生源地或家庭所在市 （县）毕业生就业主管部门，也可委托湖南省大中专毕业生就业指导中心管理， 或委托政府人事行政部门所属的人才服务机构长期管理。 另外请注意：（1）未落实就业单位，档案还存放在学校的毕业生，务必在 毕业后两年之内办理报到证并档案转出，否则毕业生将自动放弃全日制大中专 毕业生所具备的干部身份。 （2）在择业期内还未落实就业单位，又不想失去干部身份的毕业生，可选 择一家政府人事行政部门所属人才交流服务中心接管档案、户口，办理人事代 理，以便保留干部身份、计算连续工龄和落户及办理社会保险与公积金手续等。 学生工作部（处） 2009 年 4 月 27 日 毕业生档案管理服务指南  为什么要办理人事代理？ 答：人事代理是一种人事管理与人员使用分离的新型人事管理方式。三资、 民营、私营等所有非国有企业对员工的人事档案、户口没有相应的人事管理 职能；改制后的股份制企业员工，事业单位聘用员工也涉及到人事档案、户 口的管理问题。上述员工都可能会遇到如：各类保险的缴纳、户口落户、计 划生育证明、购买经济适用房证明；干部身份的确认、档案工资的调整、工 龄的确认与计算；党团关系的管理、技术职称初任、评审或者企、事业单位 调动、考公务员、考研究生等问题；护照中组部、人事部有关文件精神，政 府人事部门所属的人才服务机构负责上述上员的档案、户口等人事事务的管 理，并为之提供配套的服务，以保护其合法权利。 国家计划内统招大中专生，都带有干部身份指标，这个指标毕业二年内 有效。如果二年内没有相关手续，指标自动作废。同时，参加工作时间的认 定、工龄的计算以及档案工资的调整，均是从报到证开出之日算起。所以， 应届毕业生办理好人事代理手续再离校，既可以为自己提供广阔的就业空间 及就业主动权，也能解决自己的后顾之忧。 例 1：我校 2000 年毕业生 XXX，在毕业后去了深圳某民营企业工作， 该民营企业不能管理他的档案、户口，也就没有签就业协议书、开出报到证。 到 2007 年他跳槽到另一家单位，因为工作业绩好，这个单位要求他把档案、 户口调入深圳。因为他毕业当时没有办理人事代理手续；毕业 7 年，干部指 标已经作废，所以不能作为干部身份调入广州，这个机会就永远失去了，为 此该毕业生奥恼不已，方才了解档案管理的重要性。 例 2：长沙市某高校 2004 届毕业生，毕业后在长沙市公安厅户政中心工 作，属聘用员工。该单位当时在市人才服务中心为所有聘用员工办了人事代 理。工作两年后，该毕业生考取了公务员。当他的档案调走时，已从 2004 年 开始计算工龄，档案工资也按有关部门政策调整，那么他到新单位的工资级 别比同年毕业但没有办理人事代理手续的同学高两级。  哪些单位能够保管我们的档案和户口？ 答： 毕业生如果是到国家机关、全民事业单位、国有大中型企业就业，这 些单位又同意接受其档案、户口、那么档案、户口就可以放在这些单位管理。 如果这些单位采取聘用合同制，档案、户口也须放在当地政府人事部门所属 的人才服务中心管理。 毕业生如果是到三资企业、民营企业、股份制企业就业，这些企业按照 国家现行人事政策不具备人事管理职能，所聘用员工必须采取人事代理的人 事管理模式，档案、户口交由当地政府人事部门所属的人才服务中心进行管 理。  教育部规定毕业生档案在学校可以保留两年，过了这个期限还能不能保留干 部身份？ 答：不能保留干部身份。 1、任何毕业生两年择业期满后，将不能再办理派遣或者人事代理手续； 2、国家计划内统招生干部身份的确认及工龄的计算是从毕业后办理人 事代理手续之日算起，档案在学校、教委，保留期间是不能确认身份和计算 工龄的。  我们毕业于长沙某本科院校，听说我们有干部身份？干部身份对我们今后的 发展有何帮助？ 答：国家计划内统招的大中专毕业生都带有干部身份指标，如果两年择 业期内没有办理相关手续，指标自动作废。 干部身份是国家机关选调公务员，进入全民事业单位的基本条件，同时， 干部身份也是单位之间、城市之间人才调动的必备条件之一。  《报到证》具有何种功能 《报到证》是列入国家招生计划的普通高等学校本专科毕业生和毕业研究生 到就业单位报到和参加工作初始时间的凭证，是学校为毕业生办理档案转递、组 织关系转移等手续、就业单位所在地的公安部门为毕业生办理落户手续、用人单 位为毕业生办理接收手续的依据，也是政府所属的人事代理部门确认干部身份的 依据。 一直以来，大多数毕业生认为档案的管理并不重要，忽视对档案的管理，这 样的状况令人担忧，忽视对档案的管理，最后损失的还是毕业生自己，所以毕业 生一定要了解和掌握档案管理的相关政策，切实维护自己的合法权益，以免给自 己今后的发展埋下隐患。 学生工作部（处） 2009 年 4 月 27 日